Положення про обробку та захист персональних даних в базах персональних даних, власником яких є продавець (ФОП Томіленко І.Е.)

 

Зміст

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональних даних
  3. Ціль обробки персональних даних
  4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, звіт про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
  5. Місцезнаходження бази персональних даних
  6. Умови розкриття інформації про персональні дані третіх осіб
  7. Особа захисту персональних даних: способи, відповідальний захист, співробітники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних
  8. Права суб'єкта персональних даних
  9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних
  10. Державна реєстрація бази персональних даних

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Визначення термінів:

база персональных данных  — іменована совокупність упорядочених персональних даних в електронній формі і/или у формі картографа персональних даних;

ответственное лицо  — призначене особа, яке організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

власник бази персональних даних  — фізична або юридична особа, яка за законом або за згодою суб’єкта персональних даних надається право на обробку цих даних, яке затверджує ціль обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних і процедури їх обробки, якщо інше не встановлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных  — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки даних про зареєстровані бази персональних даних;

загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані у відомі персональних даних суб’єкта. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних розміщує свої персональні дані (за результатами випадків, коли суб’єкт персональних даних прямо сказав, що персональні дані розміщені з їх метою вільного використання та використання);

погодження суб’єкта персональних даних  — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичного особи щодо надання дозволів на обробку його персональних даних відповідно до сформульованої їх обробки;

обезличивание персональных данных  — видалення сведень, які дозволяють ідентифікувати особу;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществлённых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять технические работы с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профсоюзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно к применению ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать данный документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» либо неспособно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, или сведения о владельце либо распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает лицу, подавшему запрос, что запрос будет удовлетворён либо соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, предусмотренного соответствующим нормативно-правовым актом. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворён запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён в соответствии с законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают утраты, хищения, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо назначается приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными либо трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы о периодичности проведения такого контроля;
  • сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать разъяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или которые стали им известны в связи с выполнением профессиональных или служебных либо трудовых обязанностей. Это обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, с которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определённого согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, её назначении и наименовании, местонахождении и/или месте жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы либо поручить получение этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получить не позднее чем через тридцать календарных дней с момента поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получить содержание его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении ими полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование о внесении изменений или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав в отношении персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в полномочия которых входит осуществление защиты персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе от любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит про доступ (далі — запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

У запиті вказуються:

  • сім'я, ім'я та відчество, місце проживання (місце перебування) та реквізити документів, що засвідчують особу суб'єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особистість суб'єкта персональних даних;
  • відомості про базу персональних даних, у відношенні яких подається запит, або відомості про власника чи розпорядника цієї бази;
  • перечень персональних даних, які запитуються.

9.4. Срок розгляду запиту на предмет його задоволення не може перевищити десять робочих днів за день його поступу. Упродовж цього терміну власник бази персональних даних доводить до відомостей персональних даних суб’єкта, щоб запит був задоволений або відповідні персональні дані не підлягали наданню, із зазначенням підстави, визначеного у відповідному нормативно-правовому акті.

9.5. Запит задовольняється протягом трьох календарних днів з дня його поступлення, якщо інше не передбачено законом.

 

10. Державна реєстрація бази персональних даних

10.1. Державна реєстрація бази персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України « Про захист персональних даних ».